Cuándo externalizar la selección y cuándo hacerla internamente
Es lunes, tienes cuatro vacantes abiertas y tus tech leads llevan semanas haciendo entrevistas entre reunión y reunión. En el comité alguien plantea la pregunta que tarde o temprano llega a toda empresa que crece: ¿contratamos a un recruiter interno, trabajamos con una agencia o seguimos así?
Nuestra respuesta, aunque nos dediquemos a esto, es que depende del puesto. Lo que mejor funciona es decidirlo vacante a vacante, con criterio, y no por costumbre ni porque “siempre lo hemos hecho así”.
Lo que haces mejor en casa
Un equipo interno conoce la cultura desde dentro, y eso se nota en cómo explica el puesto y en a quién descarta. Acumula aprendizaje de un proceso al siguiente, mantiene una forma coherente de tratar a los candidatos y, cuando el volumen de contratación es alto y estable, sale más predecible en coste. Además, controlas el ritmo y cada mensaje que recibe un candidato.
Donde mejor funciona es en los puestos recurrentes: perfiles que el mercado tiene y que tu empresa ya sabe atraer. Si cada año incorporas a varias personas para el mismo tipo de rol, tiene mucho sentido que eso lo lleve tu propio equipo.
Lo que aporta alguien de fuera
Un partner especializado entra en juego cuando el problema es otro. Muchos de los mejores perfiles no están buscando trabajo y nunca verán tu oferta publicada. Llegar a ellos requiere red, tiempo y un mensaje bien pensado, y eso es buena parte de lo que hacemos a diario.
También aporta conocimiento de mercado: qué bandas salariales se están pagando, qué perfiles hay disponibles, qué ofrecen otras empresas y qué es realista pedir. Da capacidad extra en picos, cuando necesitas cubrir varias posiciones a la vez sin aumentar estructura fija. Permite hacer búsquedas discretas en reemplazos delicados. Y aporta criterio en perfiles que tu empresa no ha contratado nunca, que es justo donde más fácil resulta equivocarse.
Cinco preguntas antes de decidir
Para cada vacante, merece la pena responder con honestidad a estas preguntas:
- ¿Es un perfil escaso? Si hay pocas personas con la experiencia que buscas y casi todas están trabajando, la búsqueda activa marca la diferencia.
- ¿Es la primera vez que contratáis este puesto? Si nadie del equipo ha hecho ese trabajo, os va a costar definir el perfil y evaluar a los candidatos.
- ¿Cuánto os cuesta que siga vacante? Un puesto que bloquea un lanzamiento o una línea de ingresos justifica invertir más para cubrirlo antes.
- ¿Tiene que ser confidencial? Sustituir a alguien que sigue en la empresa, o abrir un puesto que aún no es público, pide casi siempre una búsqueda discreta.
- ¿Tenéis capacidad real dentro? Tener a alguien en People no basta. La pregunta es si tiene las horas que necesita esta búsqueda en concreto.
Si respondes que sí a dos o más de las cuatro primeras, o que no a la quinta, lo más probable es que te compense apoyarte en un partner para ese puesto.
Rara vez es todo o nada
Las empresas con las que mejor trabajamos suelen combinar. Lo más habitual es que el equipo de People lleve los puestos recurrentes y que las búsquedas de perfiles escasos, directivos o confidenciales se encarguen fuera. Otra fórmula que funciona bien es usar un partner para arrancar un área nueva, como un equipo de datos o de ventas internacionales: cubre las primeras posiciones, ayuda a definir cómo es el perfil que encaja y, una vez montado el equipo, el relevo lo toma la gente de dentro. Y también hay quien externaliza solo una parte, por ejemplo la búsqueda y la primera evaluación, y se queda las entrevistas finales y la oferta.
Errores que vemos en los dos lados
Cuando se externaliza, el error más visible es trabajar con varias agencias en la misma vacante sin coordinarlas. El mismo candidato recibe tres mensajes distintos sobre el mismo puesto y tu empresa queda bastante peor de lo que debería. También vemos empresas que delegan la definición del perfil, cuando ningún partner puede sustituir una buena conversación con el responsable del puesto. Y otras que tardan días en dar feedback sobre los candidatos presentados, mientras esos candidatos siguen recibiendo otras propuestas.
Cuando se hace internamente, el error típico es dar por hecho que publicar la oferta basta para perfiles que nunca la van a ver. O cargar la selección sobre managers que ya no tienen tiempo, y el proceso se alarga semanas. Y casi siempre falta medir: cuánto dura cada proceso, dónde se pierden candidatos, cuántas ofertas se rechazan y por qué.
Si decides buscar fuera
Fíjate en que el partner esté especializado en tu sector y en el tipo de perfil que necesitas, y en que te explique con claridad cómo trabaja: cómo define el puesto, cómo evalúa y cuántos candidatos suele presentar. Las condiciones y las garantías deberían estar claras desde el principio, sin letra pequeña.
Y presta atención a algo que se suele pasar por alto: cómo habla de tu empresa. Pídele que te cuente cómo presentaría el puesto a un candidato. Durante semanas, esa va a ser la voz de tu empresa en el mercado, y si no te reconoces en ella, mejor saberlo antes de empezar.
En Mimmic Talent trabajamos muchas veces codo con codo con equipos de People internos, ocupándonos de las búsquedas más complicadas mientras ellos llevan el resto. Si te ayuda pensar en voz alta qué tiene sentido externalizar en tu caso, cuéntanos.