Cómo preparar el briefing con tu headhunter para que la búsqueda empiece bien
Te llega la primera shortlist, abres los perfiles y ninguno te acaba de convencer. Uno viene de un sector que no tiene nada que ver con el tuyo, otro pide bastante más de lo que puedes pagar y el tercero no está mal, pero no es lo que tenías en la cabeza. Cuando nos sentamos a revisar qué ha fallado en casos así, casi siempre el problema viene de antes. Viene del briefing.
Esa primera reunión decide buena parte de la búsqueda. Si tu headhunter sale de ella con una idea vaga del puesto, tendrá que suponer cosas, y cada suposición equivocada acaba convertida en un candidato que no encaja y en una semana perdida. Si sale con una imagen clara, podrá ir directo a los perfiles adecuados y, algo que se olvida a menudo, contar tu oportunidad de forma que convenza a alguien que no estaba buscando.
Quién tiene que estar sentado a la mesa
El hiring manager, es decir, la persona a la que reportará el puesto, no puede faltar. Es quien mejor sabe qué tiene que pasar en el día a día. Conviene que esté también alguien de People o RRHH, que aporta las condiciones, el proceso y el encaje con la política de la empresa. Y si la última palabra no la tiene el hiring manager, quien la tenga debería estar presente o, como mínimo, haber dado su opinión antes. En puestos de dirección suele ser el CEO o un socio.
Más de una vez hemos hecho un briefing impecable con una sola persona para descubrir, dos semanas después, que el CEO tenía en mente otro perfil. Pocas cosas alargan tanto una búsqueda como esa.
Media hora interna antes de la reunión
No hace falta llegar con un documento perfecto. Basta con que el equipo haya hablado de estas preguntas y esté de acuerdo en las respuestas:
- ¿Por qué se abre el puesto? ¿Es una sustitución, una posición nueva o parte de una reorganización?
- ¿Qué tiene que haber conseguido esta persona a los seis meses y al año?
- ¿Qué tres o cuatro competencias son de verdad imprescindibles?
- ¿Qué tipo de persona no funcionaría aquí, aunque cumpla todos los requisitos sobre el papel?
- ¿Qué banda salarial está aprobada y cuánto margen hay?
La cuarta pregunta es la que más se salta y la que más información nos da.
Lo que tu headhunter necesita saber
La empresa, tal como es
Tu headhunter va a hablar de tu empresa con personas que no la conocen o que solo conocen una parte de la historia. Necesita bastante más de lo que pone en la web: en qué fase estáis, cómo vais de financiación, qué planes hay a medio plazo y cómo está organizada el área donde entra el puesto. También los retos que no se suelen poner en una oferta pública, y qué hace que la gente se quede o se vaya.
Sabemos que cuesta contar algunas de estas cosas a alguien de fuera. Pero un buen candidato va a descubrir la realidad en las entrevistas, y es mucho mejor que la escuche bien explicada desde el principio que encontrársela por sorpresa en la tercera reunión.
El puesto y la persona
Más allá de la descripción, cuéntale cómo es una semana normal en ese puesto y cómo se reparte el tiempo. Con quién va a trabajar, qué relaciones son delicadas, qué decisiones podrá tomar sola y con qué recursos cuenta en equipo, presupuesto y herramientas.
Para el perfil, intenta describir lo que la persona tiene que saber hacer, no solo de dónde viene. Ayuda mucho saber de qué empresas o sectores podría venir alguien que encaje y de cuáles probablemente no. Si conoces a alguien, dentro o fuera de la empresa, que represente lo que buscas, explica qué tiene de interesante. Y di con claridad qué es negociable: idiomas, ubicación, años de experiencia. Cada punto de flexibilidad abre bastante el mercado.
Dinero, calendario y proceso
Banda salarial, variable, equity, beneficios y la modalidad de trabajo real, no la que figura en la política. Luego viene una pregunta que conviene responder con honestidad: ¿por qué alguien que está a gusto en su empresa debería escucharte? Si te cuesta contestarla, es mejor trabajar ese mensaje antes de salir al mercado.
Del proceso, tu headhunter necesita saber qué fases tendrá, quién entrevista en cada una y qué evalúa, cómo están las agendas de esas personas en las próximas semanas y en cuánto tiempo os comprometéis a dar feedback. Y la fecha objetivo de incorporación, con cualquier restricción que haya.
Las preguntas incómodas son buena señal
Un briefing tiene que ser una conversación. Si tu headhunter se limita a tomar nota y no te pregunta nada que te haga pensar, desconfía un poco. Espera preguntas como por qué no funcionó la persona anterior, si la había, o si habéis valorado candidatos internos. También qué pasará si aparece alguien excelente que se sale de la banda, o qué candidatos habéis visto ya por otras vías y por qué no avanzaron.
Nadie las hace por desconfianza. Son la manera de ver venir los obstáculos antes de tenerlos encima.
Después de la reunión
Pide a tu headhunter un resumen por escrito del perfil y del plan de búsqueda, y revísalo con tu equipo. Es el mejor momento para corregir malentendidos, cuando todavía son una frase en un documento y no un candidato en tu agenda.
Acordad también cada cuánto vais a hablar del avance y por qué canal, qué información vas a recibir de cada candidato presentado y cómo se ajustará el perfil si el mercado demuestra que lo que buscáis no existe en esas condiciones. Ese último punto es mejor hablarlo en frío.
Una hora que ahorra semanas
Hay empresas que encajan el briefing en veinte minutos entre dos reuniones y luego mandan la descripción del puesto por correo. Lo que suele pasar después es que la primera shortlist no convence y hay que volver a reunirse para hacer lo que se podía haber hecho al principio.
En Mimmic Talent lo llamamos sesión de escucha activa y es la parte del proceso a la que más tiempo dedicamos con cada empresa, precisamente por eso. Si tienes una búsqueda a punto de arrancar y quieres prepararla con nosotros, escríbenos.